一般スポンサーシップ対応

PyCon JP 一般スポンサーシップの募集・対応・コミュニケーション・特典準備について書きます。

概要

  • 一般スポンサーシップパッケージを企画する
  • 一般スポンサーシップについて、募集準備・募集告知・募集開始を行う
  • 一般スポンサーシップの応募に対応する
  • 一般スポンサーの確定処理(情報収集等)・請求書発行・入金確認を行う
  • スポンサーシップ説明会の準備を行う

目的

  • スポンサー企業からの協賛金(スポンサーシップ料金)を得て、イベントの開催資金を確保する

スケジュール

  • 7ヶ月前: スポンサーシップパッケージ企画開始
  • 6ヶ月前: スポンサーシップパッケージの確定、スポンサー企業募集準備、募集開始の告知
  • 5.5ヶ月前: スポンサー企業募集開始
  • 5.5ヶ月前〜1ヶ月前: スポンサー企業問い合わせ対応、スポンサー料金請求、入金確認(毎月末)
  • 2ヶ月前: スポンサー情報(Web, 冊子, 会場掲示等)収集の完了、スポンサーマニュアルの完成・周知、ブース説明会開催
  • 1ヶ月前 資料の受領
  • 1週後: お礼メールの送信

気をつける点

  • PyCon JP のスタッフはボランティアだが、コミュニケーション相手は仕事としてコミュニケーションするため、対応内容・温度感等のギャップに注意が必要

各タスクの詳細

一般スポンサーシップパッケージの企画

  • 全体想定予算規模の算出
  • 申込率を踏まえた、スポンサーパッケージ金額の確定
  • スポンサーパッケージ特典の検討・見積(手配可能かどうかの確定) - 企画した特典内容(パネル・冊子・Webサイト等)が対応可能かどうか、必要に応じてデザインチーム・システムチーム・会場チーム・外部業者に確認する
  • 各スポンサーシップパッケージの金額・特典・個数・追加募集有無・応募ルールの確定

一般スポンサーシップパッケージ 募集準備・募集開始

  • 募集スケジュール(告知日・開始日・終了日)の決定 - 告知日を設ける理由:
  • 募集準備 - スポンサーパッケージ資料(日英) - 応募フォーム(日英) - 告知blog/Twitter下書き
  • 募集告知・募集開始を行う

応募対応・一般スポンサー企業対応

  • 応募に関する問い合わせへの対応 - スポンサーシップが応募先着順で決定する場合は、迅速な回答が必要
  • スポンサーパッケージ申込に対する、確定判定・通知
  • 確定スポンサーからの問い合わせへの対応
  • スポンサー情報の収集 - 社名・URL(Top, 求人)・ロゴ(Web, 冊子)等
  • 確定スポンサーへの請求書発行・入金確認

スポンサー特典準備・手配(スポンサーブース以外)

共通

  • 特典費用を算出し、予算に計上する

スポンサーブース(実施する場合)

  • スポンサーブース機材手配 - 2018は、テーブル・イス・慶事用バックパネル・電源(延長コード)をブース個数分手配
  • スポンサーブース説明資料作成(GoogleDocument)
  • ブース出展するスポンサーへの説明会の準備と実施
  • ブースのあるスポンサーへの最終案内(会期2週間前)

スポンサーブース以外

  • スポンサー特典に関する、デザイン・機材・現物等を、チームや業者へ手配
  • 以下については、事務局側の要件をまとめて、各チームに伝えて制作してもらう - Tシャツ(デザインチーム) - 名札(デザインチーム) - ストラップ(デザインチーム) - 冊子(デザインチーム) - エントランスバナー(デザインチーム) - スピーカーバックパネル(デザインチーム) - Webサイト(デザインチーム・システムチーム) - モバイルアプリ(デザインチーム・システムチーム) ※2018は作成無し

会期直前・会期中対応

  • スポンサーブース設営(前日準備)
  • スポンサー受付の準備 - 受付フローの作成 - 受付位置に関する、受付担当との調整 - 受付のリスト作成 - 当日のスポンサー受付配置人員の確定 - 当日のスポンサー配布資料の作成 ※各種ルール・タイムテーブル、スポンサーチケットとブース説明員の違い等
  • スポンサー当日対応 - 設営に関する案内 - 当日挨拶 - 問い合わせ対応

会期後対応

  • 御礼メールの送信
  • 事後対応(必要に応じてロゴ差し替え等)の対応