会計

ここではイベントの会計について書きます。会計処理そのものと会計担当が行うことについて合わせて書きます。

用語

  • 仕訳日記帳
    • 複式簿記の形式に則った、全てのお金の入出金を記録した帳簿です。
    • 入金、出金、立替、立替支払いを記録します。
    • Freeeに全て記録し、そのデータを仕訳日記帳として使用します。

利用ツール

  • Freee
    • https://www.freee.co.jp/
    • 仕訳日記帳として使用しています
    • 銀行の入出金を自動的に取得してくれます
    • 手動で、立替支払いを入力します
    • 最終的に、イベント会計の決算時に、データをExportして、仕訳日記帳として提出します
  • Misoca
  • Google Drive
  • JIRA
  • ジャパンネット銀行
    • https://login.japannetbank.co.jp/
    • 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です
    • ログイン情報は会計や座長など一部メンバーのみが知っています

会計担当の作業概要

  • イベントの予算を立てる
  • イベントの入金を管理(確認・記録)する
  • イベントの支払いを管理(確認・記録)・実施する
  • イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する
  • イベント会計の決算を行う

作成した帳簿・資料

年間の作業スケジュール

  • 3月末: 仮予算を立てる
  • 4月頃: 一般社団法人への予算申請
  • 6月末: 本予算を確定する
  • 8月~9月: 収入・支払いを管理する
  • 9月頃: 現金用意
  • 9月末: イベントの収支を公開する
  • 10月~11月: 収支をまとめる(随時やっておきたい)
  • 12月: イベント会計の決算を行う

イベントの会計と一般社団法人の会計

イベントの会計

PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。

イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。

一社からの借入金を確定するために、イベントの「仮予算」を立てて、一社に予算申請します。

収入金額(協賛金)があるていど明確になったら「本予算」を確定します。 イベント終了後も、協賛金の収入などを月次で確認します。

11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます(2011~2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした)。

一般社団法人の会計

イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。また、プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。

一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。

勘定科目

Freee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定します。

イベント収入

勘定科目 内容
イベント協賛収入 スポンサーからの協賛金
イベント参加収入 参加者のイベントチケット代
キャンセル手数料 PayPalの手数料が、キャンセル時に返金されます
受取利息 銀行利息
雑収入 CodeZineさんや技術評論社さんのWebメディアに記事を掲載した場合の執筆料

イベント支出

勘定科目 内容
支払手数料
  • 振込手数料
  • PayPal手数料
会議費
  • イベント運営ミーティング、作業日の軽食・飲物代
会場費
  • イベント会場: 部屋、音響、等
  • チュートリアル会場
荷造運賃
  • 書類発送
  • 荷物発送(前年に利用した事務用品や借りた物品等)
  • 招聘書の海外発送 (一社の業務)
広告宣伝費
  • 参加者ノベルティ: Tシャツ、バッヂ、ステッカー
  • ランチ、水、オヤツ
  • パーティー
  • 遠方参加者支援費
外注費
  • ビデオ配信
  • チュートリアル講師
  • 同時通訳
  • pycon.jpサイト開発 (一社の業務)
キャンセル返金
  • 参加費のキャンセル返金
保険費用
  • 損害保険加入
事業経費
  • ネットワーク機器消耗品
  • イベントランチ試食
  • 印鑑 (一社の業務)
  • プリンター (一社の業務)
  • プロバイダ契約 (一社の業務)
支払手数料
  • 登記簿謄本取得 (一社の業務)
  • 振込手数料
  • PayPal手数料
旅費交通費
  • スタッフの交通費

精算処理

できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に Freee に入り、会計側の管理が楽になるためです。

以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。

銀行振込

  • 請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な 振り込み依頼 チケットをJIRAで作成します。
  • 請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。
要約(タイトル):XXXXXXXの振込
担当者:会計担当
期限:振込を完了してほしい期限
  • JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。
金額: XXXXXXX円
XXXXX銀行
YYYYY支店
普通 1234567
口座名義

カード決済

  • Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。
  • ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。
  • カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して カード番号の発行依頼 を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。
    1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。
    2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。
    3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。
    4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。
    5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。
    6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。
  • また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。
  • 参考: Visaデビット 商品概要
  • 参考: Visaデビット カード番号照会

立替え払い

  • 銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。
  • 立替え払いをした場合は、その金額を後日振り込むので 銀行振込 の依頼をしてください。
  • また、領収書の原本は会計担当に渡してください。