予算

イベント全体の予算のたてかたについて書きます。

仮予算作成

PyCon JPではチーム構成があるていど固まった段階で予算の作成を行い、仮予算ミーティングを実施して仮予算を作成しています。

仮予算作成の目的は以下です。

  • 各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する
  • 収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする
  • 予算に優先度をつけ、必須のものや余裕があったら執行する予算を確認する
  • 収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する

PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前に受け取れたり、支払いを後払いなどにできるようになっているためキャッシュフローには問題はないことが多いです。 しかし、初めて開催するイベントなどは外部に対しての信頼がないため、支払いは前払いでスポンサーからの振り込みはイベント開催後となったりします。 そうすると、手元の現金が一時的に赤字になる場合が考えられるので、キャッシュフローの確認は重要です。

予算はスプレードシートを用意して、各自書き込んでもらっています。 シートには以下の様な項目が書き込めるようになっています。

予算シートの入力項目
項目 説明
カテゴリ 予算の大まかなカテゴリを記述します。事務局経費、グッズ、設備、ランチなどいろいろあります
詳細 予算として使用するものの名前をできるだけわかりやすく書きます
優先度 予算の執行の優先度ABCなどで記入します
単価 参加者などに関係するものなどは、単価を記入します
員数 物品などの数を記入します
支出/収入 単価x員数の値が入るようにします
備考 金額の根拠や利用する業者などの説明を記入します
支払い時期 キャッシュフローの計算のために、支払い時期を「X月」みたいな形式で記述します
JIRA、リンク 予算項目に関する関連チケットや参考リンクがある場合は記入します

仮予算決定ミーティング

記入された仮予算をもとにミーティングを実施し、全体でのすり合わせを行います。 以下の観点で内容を精査します。

  • 優先度は適切か(「 イベント方針をまとめる 」でまとめた要求分析ツリーの優先度と合っているか)
  • 単価や員数は適切か
  • 抜け漏れがないか
  • 二重に計上されているものはないか
  • 優先度A(必須)項目で支出と収入のバランスはとれているか
  • キャッシュフローは問題ないか

仮予算が決定したら、Aの項目については各担当でタスクをすすめて、予算の範囲内で実施してもらいます。

予算見直し

スポンサー収入がある程度見えてきた段階で予算の見直しを行います。 予算見直しの目的は以下です。

  • 予定よりも予算が必要となった項目について、予算として認めるかの確認
  • 新規に予算を付けたい項目についての優先度決め
  • 現在の収支バランスでの優先度A(必須)項目の見直し
  • 今後収入が増えた場合に、どの優先度B項目から実施するかの順番の決定

少し詳しく説明します。

追加予算の確認

実際に見積をとってみたりすると予定よりも金額が必要になる場合があります。 また、新規にアイデアなどがでてきて、追加で予算をつけて実施したい場合もあります。 そういった項目を追加予算項目として記入し、支出として認めるかどうかを判断します。

必須項目の見直し

PyCon JPでは収入のほとんどはスポンサー収入とイベント入場料です。 イベント入場料はそのまま参加者の食事、グッズ代などに使用するため、人数が多少増減しても全体の収支バランスには大きな影響は与えません。

逆にスポンサー収入は大きく変動する(支出にはあまり連動しない)ため、スポンサー収入の状況が見えた段階で全体の収支バランスを見直します。

具体的には、収入が予定より多い場合には必須の支出項目を増やし、逆に少ない場合にはもともとは必須としていた項目を削るようなことがあります。

優先度Bの順番決定

スポンサー収入が増えた場合に支出項目を増やすということを書きましたが、見直し後に急に大口スポンサーが決まり、収入が増える場合があります。 その際に都度どの項目を実施するかをミーティングなどで決めていると時間がかかるため、あらかじめ追加項目の優先度を決めておきます。

優先度Bの項目の優先度を先に決めておくことにより、XX万円増えたので優先度1から3まで実施、といったことがある程度機械的に判断できるようになります。 こうすることにより、追加項目の決定までの時間を短くできます。

金額の更新

実際の金額が確定した場合には、予算シート状で都度金額を更新します。 見積が添付してあるJIRAのチケットなどへのリンクを合わせて記述しておくと把握しやすいです。

決算

イベントの終了後にイベント単体での決算を行います。

PyCon JP では以下のようにイベントのページから決算の概算(カテゴリごとに集計したもの)を参照できるようにしています。

それとは別に、一般社団法人PyCon JPとして会計年度ごとの決算報告を行っています。 ここにイベント以外の収支も含まれています。