環境の準備

チームメンバーの募集をはじめる前に(または平行して)、チームを運営するための各種環境を用意します。

なお、PyCon JPではできるだけ自分たちではサーバーを持たず、外部のサービスを利用しています。 理由としては、サーバーそのものを運用する手間をかけたくないためです。

チャット

チームメンバー間でのコミュニケーションのためにチャットを用意します。

Slack のチームを新規に作成しましょう。 Slackはさまざまな外部サービスとの連携(インテグレーション)が可能なので、後述するコード管理やタスク管理と連携できて便利です。

他の選択肢:HipChat 、 メーリングリスト

タスク管理

タスク管理の環境を用意します。 PyCon JPでは JIRA を使用しています。

JIRAは有料のサービスですがPyCon JPでは Open Source License Request からライセンス要求を出し認められたため、無料で使用しています(ありがたいです)。

他の選択肢:Redmine

ドキュメント管理

ドキュメント管理は Google ドライブ で行います。 フォルダをスタッフに共有し、ドキュメントはすべてそのフォルダに入れるようにします。

Google ドライブはスプレッドシートは非常に便利ですが、ドキュメントはさくさく書ける感じではないので他のツールも考えた方がいいかも知れません。

他の選択肢:Confluence 、 GitHubのWiki、 esa.ioDocBase 、Wikiなどなど

コード管理

github の organization を作成します。 このorganization には基本的にスタッフを全員入れて、書き込み権限を与えます。

githubで管理する情報としては以下の様なものが考えられます。

  • サイトのソースコード
  • ドキュメント
  • タスク(後述します)

githubのissue機能はあまり強力ではないので、本格的なタスク管理を行いたい場合には別なサービスの利用をおすすめします。

他の選択肢:BitbucketGitLab

お金管理

銀行口座

イベントのお金を管理するために銀行口座を作成します。 ジャパンネット銀行任意団体(サークル等)の名前で口座を開設 できるようなのでおすすめです。

ジャパンネット銀行が便利な所

  • 振り込みにトークンが必要なので、会計担当がトークンを持てば安心
  • トークンを追加可能(振り込み担当を複数人とかもできる)
  • デビットカード番号が発行できるため、カード決済も可能。カードレスVisaデビットだとカード番号を一時的に発行して捨てることもできる
他の選択肢:株式会社ゆうちょ銀行

PayPal

イベントのチケット販売したお金を受け取るために PayPal の口座を用意します。 支払いを受け取るためには ビジネス向けアカウントを登録 する必要があります。

書類のやりとりなどがあって多少面倒ですが、ビジネス向けアカウントがあるとイベント登録サイトの connpass で前払いのイベントの作成ができます。

外部との連携

PyCon JPを外部に伝えるために各種サービスを用意します。

イベント登録

イベントの参加登録には connpass を使用しています。 connpass ではイベント公開時に過去の参加者に通知がいくため、2つのグループを使い分けて使用しています。

  • PyCon JP - connpass: PyCon JPのイベント参加登録用のグループです。
  • PyCon JPスタッフ - connpass PyCon JPのスタッフ活動のイベント用のグループです。スタッフミーティングなどはこちらのグループで作成します。

Blog

各種お知らせを記述するためのBlogを用意します。 PyCon JP BlogBlogger を使用しています。

Blogの運営についての詳細は Blog を参照してください。

ソーシャルメディア

PyCon JP ではソーシャルメディアでの告知用に Twitter と Facebook Pages を運用しています。

BlogとSNSの連携

Blog で書いた内容を SNS でシェアするために、 dlvr.it というサービスを使用しています。

仕組みとしては、BlogのRSSを定期的に読み込んで、新しい記事が投稿されたら Twitter と Facebook Pages でシェアしています。