スタッフ募集

ここではどのようにしてスタッフ募集を行っているかについて説明します。

フォームの作成

PyCon JPでは広くスタッフを募集しているため、スタッフ申し込み用のフォームを作成します。めぼしい人に声をかけたりということも当然必要ですが、そういう人にスタッフになってもらう時も、必ずフォームから入力してもらって意思を確認したり、連絡先が漏れたりしないようにしています。

PyCon JP 2016 の募集フォーム では以下の様な項目を記入してもらっています。

  • 基本的な情報
    • 氏名
    • 氏名(アルファベット)
    • メールアドレス
    • Googleアカウント
  • チームと経験、やりたいこと
    • チームの希望: 参加するチームを選択します
    • 過去の経験: 過去の他イベントなどでの経験
    • やりたいこと: 自分がスタッフとして参加してやりたいこと

スタッフ受け入れの流れ

フォームに記入してもらったあとの流れとしては、以下のようにスタッフ受け入れを行っています。

  1. フォームに書き込みされると Zapier が JIRA の課題を作成します
  2. JIRA の課題が作成されると自動的に Slack に通知が来ます(ここで気づく)
  3. メールアドレスにSlackの招待を送信します(このときにチームが指定してある場合は、チームのchannelにも登録します)
  4. スタッフ申し込み者がSlackに参加します
  5. JIRAの招待(SlackとIDを揃える)、Google Driveの共有、名簿への行コピーを行います
  6. スタッフにチケットを回し、名簿へ連絡先の記入を依頼します
  7. 名簿の記入完了を持って、受け入れ完了としチケットをクローズします

このときチームが決まっていない人の場合には「チームを決める」というチケットを作成しています。

スタッフ名簿

スタッフ名簿は以下の様なスプレッドシートで管理しています。 Webサイトなどに掲載可能な公開情報と、スタッフ内だけで共有する非公開情報に分けています。

また、緊急連絡先を記入してもらうことによって、Slackで連絡が取れなくなった時に連絡がつくようにしています。

スタッフ募集のアピール

フォームを作成しただけではスタッフは集まらないので、いくつかの方でスタッフ募集を行っていることを外部にアピールしています。

ブログ

PyCon JP Blogでスタッフ募集が開始していることや、ミーティングなどの報告時などことあるごとに「スタッフを募集している」ということと書いて、スタッフ募集へのリンクもブログ記事上に掲載しています。

例として以下の様なブログ記事があります。

ミーティング・作業日への参加

PyCon JPのスタッフ作業を進めるために継続的にミーティングや 作業日 を行っています。 PyCon JPのイベント運営の雰囲気を知ってからスタッフになってみたいと思う人もいると思うので、これらのイベントにスタッフじゃない人も参加できるようにしています。

具体的にはイベントの参加枠に「スタッフ枠」と「賑やかし枠」というものを用意し、賑やかし枠ではイベント運営に興味がある人などに自由に参加してもらって雰囲気を感じてもらうということをしています。

イベント自体は connpass の PyCon JPスタッフ というグループで作成しています。

例えば、下記のミーティングイベントでは3名の賑やかしが参加してくれています。

その他の手段

その他の手段としては、イベント発表時に自分がPyCon JPスタッフであることを自己紹介で伝えて、スタッフ募集をしているということを言うといった方法もあると思います。

基本的には、いろいろな人の目に、何度もスタッフ募集していることを伝えることが必要と考えています。