メディアスポンサー対応

概要、目的

PyCon JPはスポンサーの協賛によって成り立っています。

事前にスポンサーと協賛内容を調整し、それを確実に実施していく必要があります。

スケジュール

日程 種別 実施業務
4,5ヶ月前 スポンサー対応 メディアスポンサー打診
3ヶ月前 スポンサー対応 メディアスポンサーとの調整
スポンサー登録フォームオープン後 スポンサー対応 スポンサー登録フォーム周知
2ヶ月前 レポート レポートの詳細決定
2ヶ月前 レポート 開催前レポート執筆管理
2週間前 スポンサー対応 プレス入場者の確認
1週間前 スポンサー対応 プレス入場者への詳細連絡
当日 その他 PyCon JPスタッフとして参加
終了後 スポンサー対応 お礼メールの送付
終了後 レポート 開催後レポート執筆管理

詳細なスケジュールについては、Google Driveの各年度フォルダの配下の”マイルストーン”ファイルを参照ください。

また個別企業様への対応詳細は限定情報のため、スタッフ限定の ファイル を確認ください。

メディアスポンサー打診

各社へ打診メールを送信します。

今年度のスポンサーのお願いと、スポンサーに応募いただいた場合にやりたいことを聞きましょう。

(もし前年度と担当が変わった場合は事前にご挨拶メールをしておきましょう。

引き継いだ担当者は このチケット を見ておくと概要を掴めます。)

※参考チケット [SAR-163] メディアスポンサーにスポンサー打診メールを送信 - pycon.jp

メール送信例

担当者の紹介:

株式会社◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
PyCon JP 20**の◯◯でございます。

この度、PyCon JP 20** のメディアスポンサー担当が決定し、Cc に入れております◯◯がメディアスポンサー様とのやりとりを担当することとなりましたのでご紹介させてください。
後日、◯◯より改めて、ご挨拶も含めメディアスポンサーのお願い等があるかと思いますので今年も引き続き、いろいろとお願いできれば幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

PyCon JP 20** メディアスポンサー登録のお願い:

株式会社◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
PyCon JP 20**の◯◯でございます。
この度、◯◯様にPyCon JP 20**のメディアスポンサーとしてご登録いただきたくご連絡いたしました。

メディアスポンサーとしていただいた場合、以下の内容をご提供いたします。
[メディアスポンサーメリット]
・PyCon JP 20**サイトにロゴ掲載
・入場チケット1枚
PyCon JP 20**のサイト(https://pycon.jp/20**)は先日オープンいたしました。
スタッフ一同、今年度の開催もより良いものとしようと活動しておりますので、是非メディアスポンサーとしてお力添えいただけますと幸いです。

スポンサー登録方法は以下の手順となります。
①サイト(https://pycon.jp/20**)に会員登録
②ログイン後のダッシュボード上の「スポンサーに応募する」をクリック
③フォームへ入力

インタビュー希望メディアへの連絡:

株式会社◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
PyCon JP 20** の◯◯でございます。

先日はお打合せありがとうございました。
メディアスポンサーの件なのですが、そろそろ動き出せればいいかなと考えております。
つきましては、内容の確認をさせていただければと思います。
以前のお打合せでは、見どころ等の紹介も兼ねた主催者インタビューをしていただくというお話だったかと思いますが内容はこちらで問題ございませんでしょうか?
また、スケジュール感等をご教示いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

物販希望メディアへの連絡:

株式会社◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
PyCon JP 20** の◯◯でございます。

PyCon JP 20** での物品販売についてですが、当日、ブースを設営いただけるようでしたら
事前のメディアスポンサー登録及び机の数等、設営についてのご指示をいただければ幸いです。

ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

メディアスポンサーとの調整

スポンサーの応募をいただいた企業様と、協賛内容の詳細を詰めていきます。

以下は例年の協賛内容は チケット を参照ください。

スポンサー登録フォーム周知

Webサイトのメディアスポンサー登録フォームが完成したら、 スポンサー各社へフォーム登録依頼をメールで送付します。

レポートの詳細決定

スポンサーと協力して実施する開催前後レポートの詳細(スケジュールや執筆者等)を詰めていきます。

開催前レポート執筆管理

開催前レポートの執筆者へ依頼、進行状況管理を行います。

CodeZine開催前レポート

時期: 開催2ヶ月前からスタート(原稿の着手はもっと前)。全4回。 6月頃に、一旦CodeZine担当へ【◯月ごろから開始したい】旨を伝え、掲載までの日数等を確認してもらう。 その後、脱稿&掲載のスケジュールをこちらで確定し、CodeZine担当にお知らせする。 この時、同時にチケットも立てておくと良い。

運営内部向け: 日程が決まったらチケットを立て、内容を決めたら副座長にチケットをアサイン。 執筆担当決めについては、各チームの副座長に決めてもらうと良い。 なお、チケットの期限は、実際の脱稿予定日より4-5日程度早めておくと良い。

原稿:

GitHubにレポジトリを用意する。 目次だけメディアで作っておいて、あとは各自書いてもらうというスタイルで行う。 執筆者プロフィールも忘れずに。

脱稿: 原稿をGoogle Docs等で見られる形にして、そのリンク先をCodeZine担当にお送りする。

戻し: 脱稿後1週間位で初校戻しが来るので、内容に問題がないか全員で確認し、必要であれば修正依頼を行う。 修正依頼はそれほどないと思うので、メールでの対応で問題なさそう。

詳細は スタッフ限定の ファイル を参照ください。

プレス入場者の確認

物販がある場合はブースの場所及び搬入・搬出経路を会場チームに確認、スポンサーにお伝えします。

※参考チケット

[SAR-746] メディアスポンサーのブース出展についてまとめる - pycon.jp

[SAR-982] 当日車で搬入出するメディアスポンサーに当日の注意点を連絡する - pycon.jp

プレス入場者への詳細連絡

プレス入場者の入場方法のお知らせをメールで送付します。

お礼メールの送付

関係者に向けてお礼メールを送付します。

※参考チケット

[SAR-1517] お礼メール送信: メディアスポンサー - pycon.jp

開催後レポート執筆管理

開催後レポートの執筆者へ依頼、進行状況管理を行います。 基本的に開催前レポートと同様。 gitリポジトリも開催前と同じ物を使うと楽。

詳細は スタッフ限定の ファイル を参照ください。