スケジュール

イベント開催日から逆算して、だいたい以下の様なスケジュールで進めています。

時期 全体 事務局 会場 プログラム メディア
一年前
座長決定
チーム立ち上げ
会場決め
環境整備
       
9ヶ月前
マイルストーン作成
イベント方針決定
テーマ決定
仮予算作成
       
6ヶ月前
ロゴ決定
名刺作成
スポンサーメニュー決定
会場視察
会場利用方法の決定
キーノート決定
タイムテーブル案作成
同時通訳手配
Webサイト構築開始
5ヶ月前  
スポンサー募集開始
ネットワーク構成検討
トーク募集開始
タイムテーブル決定
Webサイト構築公開
4ヶ月前
予算見直し
予算優先順位決定
チケット発売開始
遠方支援受付開始
スポンサー企業向け説明会
冊子のデザイン作成
ランチメニュー決定
パーティーメニュー決定
コーヒーブレイクメニュー決定
トーク募集締め切り
チュートリアル決定
メディアスポンサー候補へ連絡
3ヶ月前


打ち上げ会場決定
動画配信業者との調整
音響、照明の現地調整
必要資材の洗い出し
トーク審査、決定
チュートリアルチケット発売

2ヶ月前

スポンサー締切告知
グッズデザイン確定
遠方支援受付終了

トーク採用通知
開催前/後レポートのスケジュール確定
1ヶ月前

スポンサー締切
エントランスバナー、バックパネルデザイン確定
参加者数見込み確定
受付マニュアル作成
ノベルティ発注
冊子発注
備品借り出し
配送手配
駐車場手配、割り振り
看板、案内印刷物作成
スプリント準備
オープニング、クロージング準備
パトロンスポンサーページ公開
開催前レポート作成
開催直前
事前準備のタイムスケジュール確定
当日の人員配置作成
グッズの袋詰
現金、領収書準備
名札印刷
準備品確定
キーノート資料を同時通訳に共有
タイムテーブルのTwitter通知準備
イベント後
振り返りミーティング
決算処理
スポンサーへのお礼
動画まとめ
スライドまとめ
事後記事作成