開発スプリント

概要

短期集中型のソフトウェア開発イベントで、開発したいテーマを提案する人とそのテーマに興味を持った人が集まり、共通の興味をもった開発者の方と交流をする。

目的

  • 開発したいテーマを持つ方に自分のアイディアをシェアする場所と機会を作る
  • Pythonに興味があり、始める方法が分からない方に場所と機会を作る
  • 開発に興味を持つ人々が交流できる場所を作る

スケジュール

  • 3ヶ月前 スプリントの担当、日付と会場を決める
  • 2ヶ月前 PyConのウェブサイトにスプリントの案内(英、日)を作成と公開
  • 2ヶ月前 スプリントテーマの告知する場所やタイミングを決める
  • 2ヶ月前 リーダー募集ページ作成
  • 2ヶ月前 一般募集ページ作成
  • 2ヶ月前 ソーシャルメディアでスプリントアナウンス(2016年は行わなかった)
  • 1ヶ月前 スプリントリーダー募集の強化
  • 1ヶ月前 スプリント受付、役割の整理と担当者を決める
  • 開催前 スプリントの段取りを決める
  • 開催中 PyConのクロージングにスプリントのことをアナウンス
  • 一週間後 お礼メールの送信
  • 開催後 スプリントの開催後レポートを執筆

特別イベント

  • 情報次第 ゲストトークセッションの内容、日時、会場を確定
  • 情報次第 ゲストトークセッションの案内を公開

チェックリスト

  • (3ヶ月前) スプリントの担当、日付と会場が決めること
  • (2ヶ月前) スプリントの案内はPyConウェブサイトで公開されること
  • (2ヶ月前) スプリントテーマの告知する場所やタイミングを決める
  • (1ヶ月前) 応募したリーダーの人数を確認、人数少ないと募集強化を行う
  • (開催前) スプリントの段取りを決める
  • (開催前) スプリントでの特別イベントがあるかどうかを確認
  • (一週間後) お礼メールの送信

気をつける点

  • 2016年のスプリントは初めて2日でやり、託児所も用意した
  • スプリントの案内を公開したら、ソーシャルメディア(twitter, facebookなど)でアナウスしたほうがいい
  • PyCon開催以降参加者まだいる
  • スプリントの会場はPyConの会場と違う場合であれば、特別記述したほうがいい
  • リーダーの人数は早めに確認したほうがいい
  • 当日のスタッフは10人くらいいたほうがいい、2人で各タスクを行う
  • 当日に参加者たちはバラバラでくるので、注意事項などを忘れずにリマインドする
  • 今年会場を提供した方がゲストトークセッションを用意していただいた。特別なので、別対応が必要
  • メンバーを集めないチームもあるので、よろしければ何をやったほうがいいかもしれない

各タスクの詳細

スプリントの担当、日付と会場が決めること

日付

  • 日付を決めることは1日間か2日間を決めて、PyConの開催日を考えて、日付を決める
  • 相談する前に2, 3個の候補を用意する
    • 9月23日(金)、24日(土)
    • 9月23日(金)
    • 9月24日(土)
  • 決めたあと、他の方のアドバイスで変更する可能性があり、基本的に変更しない方針で大丈夫
  • 個人的に、PyCon開催以降参加したい人が増えてきて、PyConの終了の翌日にしたほうがよさそうと思う

会場

  • 去年の参加人数を参照、2016年:1日目は40人くらい、2日目は45人くらい
  • 下記の事項を決定し、会場チームの方と連絡する
    • 人数:例、最大100人収容可能(最低限70人希望)
    • 時間:例、土曜日、9時~18時
    • 電源:例、コンセント必要。延長コードも人数分
    • ネット:例、無線LANあり
    • 飲食:例、可能
    • 出入り自由:例、OK
    • ほか何か思い出せば、気軽に追加してください。
  • 2016年はマイクロソフトの会場を利用し、100人数の部屋だったが、40~50人くらいであれば、気持ちよくて作業できた。

PyConのウェブサイトにスプリントの案内(英、日)を作成と公開

  • 去年のサイト内容を参照して、作成した。
  • 書く内容は下記のリストを参照
    • スプリントの概要
    • スプリントのテーマ一覧
    • 開催日時
    • 会場
    • 参加資格
    • ゲストトークセッション (なければ、書かない)
    • よくある質問(FAQ)
    • 過去スプリント写真
  • スプリントのテーマ一覧について、リーダーの募集が開始したあと追加する。
  • 過去スプリント写真について、去年か一昨年の写真を使う。

課題

写真集のリンクを追加

スプリントテーマの告知する場所やタイミングを決める

  • 2016はグーグルのドキュメントを使った。基本的に形式自由です。
  • 下記の情報をリーダーさんに提供してもらう。
    • リーダーの名前
    • テーマと説明
    • 開催日付
  • 海外の方もいるため、英語の記述もお願いする。

リーダー募集ページと一般募集ページ作成

  • 2016はconnpassを用いてイベントを作成した
  • connpassなどのフラットフォームで募集イベントを作る場合は、PyConの管理者たちと相談して、権限をもらう
  • イベントページに必要な情報を書く
  • リーダー募集と一般募集は分けて作って、公開タイミングはリーダー募集先に公開して、1ヶ月前くらい一般募集を公開
  • PyCon当日に参加したい人がいるので、締め切りはスプリントの当日にしたほうがよさそう

スプリント受付、役割の整理と担当者を決める

  • 必要な役割
    • 受付
    • 会場外の案内
    • スプリントの担当者(オプンニング、クロージング、随時のアナウス)
    • 会場を提供していただく方との連絡する担当者(会場の方が担当していただくが、一緒にしてください)
  • 当日は他のスタッフは手伝っていただくと思うが、各役割は2人を決めたほうがよくて、合計10人(休憩番を含め)くらいと思う

スプリント当日の流れ

下記の流れは2016年のことで、ご参照して適切な流れを作りましょう

各役割の仕事は適切なタイミングに交代する。きちんとスケジュールを作ったら、それに従って行う

途中で何かあったら、アナウスする

  • 開催前:
    • 会場チームの方と合流して、会場を提供していただく方と挨拶して、会場準備する
    • 会場の設備を確認する
    • トイレ、休憩室、喫煙所などのことを確認
  • 開催中:
    • オブンニング
    • 注意事項など(トイレ、休憩室、禁止されること)をアナウス
    • 各リーダーに自分のテーマの紹介をお願い
    • チーム作り
    • 午前作業開始
    • 昼の時に昼ご飯などのアナウス
    • 午後作業開始(アナウス特に必要がないと思う)
    • 各リーダーに当日にできたことの発表をお願い
    • クロージング

    特別なイベントがあれば - 特別なイベントのアナウス

  • 開催後:
    • 会場整理、復元
    • 会場に忘れ物があるかどうかを確認
    • 懇親会(必須ではなく2016年はあるスタッフが担当してくれた)

特別イベントについて

提案を受け取るかどうかはPyConの管理者たちに相談する。特に会場を提供する方以外の方からの提案

基本的にスプリントの担当者が伺う

  • 情報を提供するスタッフの経由でイベントの提案者と連絡
  • イベントの提案者と下記の事項を伺う
    • イベント内容、概要
    • 当日イベントをする方の情報(トークなどの場合)
    • 日時
    • 別の会場が必要かどうか
    • 事前にこちらが準備する物事(アンケート、設備など)
  • 別会場が必要な場合は、会場チームの方と相談する
  • スプリントの案内ページに特別なイベントの情報を追加
  • PyConのオプンニングかクロージングにアナウスする(スプリントがPyConの後に開催する場合)