パーティー

概要

  • Conference期間中の夜に、Partyを開催する

目的

  • 参加者同士が打ち解けあって、コミュニケーションの機会を促す場を提供する

スケジュール

  • 5ヶ月前 業者選定開始
  • 4ヶ月前 業者決定・見積もり
  • 3ヶ月前 試食会開催
  • 2ヶ月前 メニュー・暫定発注数決定
  • 1.5ヶ月前 業者と会場下見
  • 1ヶ月前 発注数の差分調整
  • 1週間前 当日段取り打ち合わせ
  • 1週間後 お礼メールの送信
  • 1ヶ月後 代金支払い

気をつける点

  • 会場はConferenceからすぐの場所
  • 未成年にアルコール配布しない
  • 食事の発注量
  • ハラール・ビーガンの対応
  • アルコールの充実
  • 食中毒ケア・衛生面確認
  • 駐車スペースの確保
  • 会場撤収時間と片付けとの調整
  • 会話のきっかけとなる企画

各タスクの詳細

業者選定開始

業者決定・見積もり

  • 当年度の予算をもとに見積もり

試食会開催

  • 作業日などスタッフが集まる場で試食会の開催

メニュー・暫定発注数決定

  • 試食会をもとに発注メニューの決定・発注数はこの時点での見積もりでOK

業者と会場下見

  • 会場や駐車場を下見して、当日の段取りの打ち合わせ

発注数の差分調整

  • 見積もりから変動した参加者数を考慮して、発注数の調整

当日段取り打ち合わせ

  • 搬入から撤収までの段取りの打ち合わせ

お礼メールの送信

  • 今後も良い関係性を築くための儀式

代金支払い

  • 会計担当と連携して支払う