会計

  • ここではイベントの会計関連作業について書きます。

  • 可能であれば、予算・会計担当として予算から会計までを同一人物が行うことが望ましいです(会計タスクには予算の理解が必要となるため)。

  • PyCon JP 2018より一部業務を 会計事務所へ委託 しています。(ここではPyCon JP スタッフの業務を中心に記載します。)

はじめに

  • メンバーからの支払い依頼に対して、予算・会計上支払いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。

  • 会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。

会計事務所との役割分担

会計事務所への委託事項

  • 決算用会計情報の取りまとめ

  • 決算処理

  • 銀行振込支払処理

  • 銀行口座入出金履歴確認

  • 会計用書類(請求書、納品書等)の整理

会計担当の業務

  • 銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 依頼を月1回程度にまとめる ようにする)

  • スタッフ内支払依頼フローの定義・周知 (2018の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。簡略化したほうがよいです。)

  • 支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼)

  • 当日現金の準備、管理、残金・証憑回収 ※キーノート交通費・遠方支援含む

  • 証憑(請求書・納品書)原本の収集、会計事務所への送付 (年内まで)

  • その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口

  • イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する

利用ツール

  • Freee

  • Google Drive

    • 支払い依頼者に 、請求書、領収書のキャプチャを保存してもらいます。

    • ファイル名は、 {書類種別}({JIRA ID})_{処理日}払い_{タイトル} としてもらいます(管理が効率化します)。

    • 例: 請求書(INU-437)_2018年08月24日払い_イベント保険

  • JIRA

    • https://pyconjp.atlassian.net/secure/Dashboard.jspa

    • 支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用します。

    • 支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わります。

  • ジャパンネット銀行

    • https://login.japannetbank.co.jp/

    • 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です

    • ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。

    • スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼します。

    • VISAデビットカード機能で カード決済 ができます

  • PayPal

    • PayPalについて

    • connpassでのイベント参加者の支払を受け取るために使います -> イベント登録

    • PayPalで講演者へ旅費を送金することがあります

    • スポンサー(主に海外)に請求することがあります

    • 上記以外での支払等(Webサービス上でのPayPal支払)には使用しません

支払い承認フロー

  • 支払依頼(支払希望者): 支払い依頼の内容・金額と、対応する当初本予算・最新予算を記載して、JIRAにて会計担当に支払を依頼する。

  • 会計承認(会計担当): 支払い依頼の内容・金額と本予算を比較して、会計上支払い可能かどうかを審査する。問題がなければ、同一JIRA課題を使って座長に「支払依頼」を送る。

  • 支払承認(座長): 会計承認の内容を確認し、問題がなければ、同一JIRA課題を使って会計事務所に「支払依頼」を送る。

  • 支払実行(会計事務所): 依頼内容に従い、支払いを実行する。

支払依頼の審査・会計承認

  • 支払依頼内容・金額を、当初本予算(最初に確定した本予算)の金額・内容と照らし合わせる

  • 支払依頼内容・金額が、当初本予算の項目と一致し、金額内の場合は「会計承認」

  • 支払依頼内容・金額が、当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合:

    • 予算担当(場合によっては座長)と協議の上、本予算の変更を承認した上で会計承認します。

    • 不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。

当日現金の準備・配布・回収

  • 当日現金のリクエストを集めます。 ※当日現金払いとなる、 キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます

  • 本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)

    • 当日の予備費を現金で用意すると、出納帳を作ったり、使わなかった分を銀行に戻したり、といった手間が発生します。当日はバタバタするのでメモ忘れや二重にメモして数十円ズレたりしやすく、後日金額を合わせるのにかなりの手間がかかります。当日どうしても必要なものは、スタッフ各自立替で行い、立替申請をオススメします(これで金額の記録も残ります)。

    • 2017年以降、両替手数料が上がり、両替後枚数が11枚以上は540円かかります。両替ができるだけ発生しないように組み立てると良いでしょう(海外スピーカーの交通値などは上限金額を決めれば1円単位で厳密に扱う必要はないはずです)

  • 必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。

    • 当日現金は、JMBカードが使える三井住友銀行のATMを使って引き出します。窓口のある店舗のATMであれば1円単位で引き出しが可能です。

    • 現金の両替はどうしても必要になります(遠方支援のために1000円札が数十枚、等)。個人のATMで10000円両替引き出しをすることで、両替窓口の利用を回避できます。5000円札と硬貨は両替窓口を使って、1日10枚まで用意可能ですが、多い場合は手数料540円(消費税10%以降は550円)を含めて現金引き出しを行うとよいでしょう。

  • 受け取った現金を分配し、希望者に配布します。 ※証憑を受け取ることをリマインドします

  • イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。

  • 残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。

    • 残金が出ないように運用しましょう。

イベント収支概要の参加者向け公開

(内容作成中)

その他

年間の作業スケジュール

9月中旬開催の場合。

  • 5月頃: 支払い依頼ルールを定義・周知する

  • 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼

  • 5月以降: 支払承認の審査・会計承認

  • 8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼

  • 9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布

  • 10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却

  • 10月頃: 収支予算と実績の対比・整理

  • 10月~11月: 収支をまとめる(随時やっておきたい)

  • 12月: イベント会計の決算を行う

作成した帳簿・資料

(参考) イベントの会計と一般社団法人の会計

イベントの会計

PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。

イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。

一社からの借入金を確定するために、イベントの「仮予算」を立てて、一社に予算申請します。

収入金額(協賛金)があるていど明確になったら「本予算」を確定します。 イベント終了後も、協賛金の収入などを月次で確認します。

11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます(2011~2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした)。

一般社団法人の会計

イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。また、プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。

一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。

(参考) 勘定科目

2017年度までは、イベント会計・一社会計がFreee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定しました。2018年度からは、会計事務所が勘定科目を仕訳します。

イベント収入

勘定科目

内容

イベント協賛収入

スポンサーからの協賛金

イベント参加収入

参加者のイベントチケット代

キャンセル手数料

PayPalの手数料は、 キャンセル時に返金されません(2018年~)

受取利息

銀行利息

雑収入

CodeZineさんや技術評論社さんのWebメディアに記事を掲載した場合の執筆料

イベント支出

勘定科目

内容

支払手数料

  • 振込手数料

  • PayPal手数料

会議費

  • イベント運営ミーティング、作業日の軽食・飲物代

会場費

  • イベント会場: 部屋、音響、等

  • チュートリアル会場

荷造運賃

  • 書類発送

  • 荷物発送(前年に利用した事務用品や借りた物品等)

  • 招聘書の海外発送 (一社の業務)

広告宣伝費

  • 参加者ノベルティ: Tシャツ、バッヂ、ステッカー

  • ランチ、水、オヤツ

  • パーティー

  • 遠方参加者支援費

外注費

  • ビデオ配信

  • チュートリアル講師

  • 同時通訳

  • pycon.jpサイト開発 (一社の業務)

キャンセル返金

  • 参加費のキャンセル返金

保険費用

  • 損害保険加入

事業経費

  • ネットワーク機器消耗品

  • イベントランチ試食

  • 印鑑 (一社の業務)

  • プリンター (一社の業務)

  • プロバイダ契約 (一社の業務)

支払手数料

  • 登記簿謄本取得 (一社の業務)

  • 振込手数料

  • PayPal手数料

旅費交通費

  • スタッフの交通費

(参考) 精算処理

できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 これは、お金のやり取りが自動的に記録されて、会計業務が楽になるためです。

以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。

銀行振込

  • 請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な 振り込み依頼 チケットをJIRAで作成します。

  • 請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。

要約(タイトル)

XXXXXXXの振込

担当者

会計担当

期限

振込を完了してほしい期限

  • JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。

金額: XXXXXXX円
XXXXX銀行
YYYYY支店
普通 1234567
口座名義

カード決済

  • Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。

  • ジャパンネット銀行では カードレスVisaデビット という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。

  • カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して カード番号の発行依頼 を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。

    1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。

    2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。

    3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。

    4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。

    5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。

    6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。

  • また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。

  • 参考: Visaデビット 商品概要

  • 参考: Visaデビット カード番号照会

立替え払い

  • 銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。

  • 立替え払いをした場合は、その金額を後日振り込むので 銀行振込 の依頼をしてください。

  • また、領収書の原本は会計担当に渡してください。