トークセッション

概要

イベントで話してくれる人(スピーカー)を募集し、 プロポーザル を審査し、実際にイベントで話してもらいます。 また、関連する情報をイベントのサイトに掲載します。

目的

2016年の トーク は、招待講演2枠を合わせて50のトーク枠を用意しました。 2016年のテーマ Everyone’s different, all are wonderful. を意識し、多様性を求めた結果です。 枠数が多い一方で、参加者同士が交流するための十分な休憩時間も確保することを考え、並列5トラックとしました。

トーク内容は、どこかの分野に偏らないように配慮し、さらに各分野毎に初級・中級・上級レベルのトークを配置することを前提に採択しました。

これによって、以下の目的が達成できます。

  • 参加者は、多様な分野でPythonが使われていることを実感し、意外な使い方やニーズに気づくことが出来ます(専門分野のトークは別のイベントにまかせましょう)
  • 分野とレベルを偏らせないことで、「そんな分野・レベルでトークできる場なんだ」ということを認識してもらい、翌年以降も「こんな話をしても大丈夫」と思ってもらえます

また、スピーカーはトークすることで以下の目的を達成できます。

  • 参加者と話すきっかけになります: 同じような課題をもっている参加者と話すことは、問題への理解が深まります。解決することもあるかも?
  • 多くの人と交流しやすくなります: イベント期間中、発表を聞いてくれた人と交流しやすくなります。発表時にわかりやすい服装をしておくと、ランチやパーティー、休憩中などに見つけてもらいやすくなります。研究者っぽい白衣や、演題に合わせたTシャツなどが良いようです。
  • 発表内容はビデオ録画されます: 話した内容についてあとから聞かれたときに、スライドとビデオのURLを教えてあげましょう。(録画は断ることもできます)
  • あなたのポートフォリオの一部になります: 発表した記録をプロフィールページや自己紹介からリンクするなど、活用できます。

このような目的のために、スピーカーに対しては当日どのような段取りなのかなど、早い時期から連絡をこまめにとりあえる体制をとり、安心してトークに注力してもらいましょう。

なお、〇〇にとっての目的、を募集要項に書いておくと応募者にとって分かりやすい指標になります。 例:

スケジュール

9/23 頃開催の場合

  • 3/20 -6.0ヶ月: トーク募集の準備
  • 4/17 -5.2ヶ月: トーク募集開始 (期間は1ヶ月~2ヶ月)
  • 4/17 -5.2ヶ月: 外部レビューアー の募集(トーク募集と同時)
  • 4/17 -5.2ヶ月: トーク募集の公告(たくさん、継続して行う)
  • 4/24 -5.0ヶ月: トークレビュー(募集開始から1週間くらい
  • 6/06 -3.5ヶ月: トーク募集の締め切り(延長を見越して締め切りを設定しておく)
  • 6/13 -3.3ヶ月: トーク募集の締め切り(本当の締め切り)
  • 6/26 -3.0ヶ月: トーク採択(締め切りから2週間後くらい)
  • 6/30 -2.7ヶ月: トーク採択の連絡
  • 7/10 -2.5ヶ月: スピーカーへの各種連絡(1回目)
  • 7/10 -2.5ヶ月: スピーカーをチャット部屋へ招待(スピーカー同士の交流と連絡のため)
  • 7/26 -2.0ヶ月: 公式サイトにトーク一覧を用意
  • 7/27 -2.0ヶ月: スピーカーへの各種連絡(2回目)
  • 8/01 -1.8ヶ月: トークアドバイス募集&実施
  • 8/01 -1.8ヶ月-直前: トーク辞退の対応
  • 8/15 -1.2ヶ月: タイムスケジュール作成(各トーク)
  • 8/27 -4週間: スピーカーへの各種連絡(3回目)
  • 9/01 -3週間: イベント当日の掲示物作成
  • 9/01 -3週間: トークビデオのサイト掲載
  • 9/01 -3週間: トーク部屋へのスタッフ配置
  • 9/01 -3週間: トーク部屋での司会マニュアル作成
  • 9/23 -当日: イベント直前のトークキャンセル対応
  • 9/23 -当日: イベント当日のスピーカー来場確認
  • 9/27 +当日以降: トークスライドのサイト掲載
  • 9/30 +1週間: お礼メールの送信

チェックリスト

課題

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  • (ここにはタスクを実施する上で確認すべき項目を列挙する。実際には各スケジュールに紐付いて実施される想定)
  • (6ヶ月前) キーノートを受けてもらえるか確認する
  • (受けてもらえたらすぐに) 交通費および宿泊費の費用支払について伝える
  • (受けてもらえたらすぐに) VISAが必要か確認する
  • (VISAが必要な場合) Invitation Letter を送付する(→invitation letter発行のチェックリストを実施)
  • (いつ?) ホテルの確保を確認する
  • (いつ?) 航空券の確保を確認する
  • (いつ?) 当日の段取りを伝える
  • (いつ?) PyCon JP パーティー招待を伝える
  • (いつ?) Well Done パーティー招待を伝える
  • (いつ?) スライドを〇日までに送ってもらう(同時通訳準備のため)
  • (キーノート後すぐに) 交通費および宿泊費を手渡す

気をつける点

  • (このタスクを進めるにあたって気をつけるべきポイントがあれば書いてください)
  • イベントのテーマにあった話をしてもらう
  • Code of Conduct に反するような話にならないように気をつけてもらう

課題

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各タスクの詳細

トーク募集の準備

開催-6.0ヶ月

募集のアナウンス、スピーカーの申込み方法、プロポーザル作成時の入力項目、などを 決めます。 トーク募集時に書いてもらう内容が、審査基準や連絡方法などに影響していきます。

また、申込みのシステムが必要となるため、早めに機能要望をまとめておく必要があります。 Webシステムの開発と立ち上げが終わらないと募集開始できないことに注意してください。

  • 申込み方法: 2016年は、 https://pycon.jp/2016 サイトで行いました。 スピーカーは サイトアカウント を作成し、 スピーカープロフィール 登録を行ってから、トークしたい内容を プロポーザル に書きます。 プロポーザルは何個でも提出可能です。

  • 応募トーク一覧 を用意します。スピーカーが プロポーザル を登録すると 自動的に公開されるページです。 ページ上部の文言を設定しておき、このページを見た人がなんのページなのか 分かるようにしておきます。

  • プロポーザルを登録したら自動的にTwitter等にながれる仕組みになっていると、 うれしいですね(TRI-100)。

  • 案内ページ: トークの応募方法 | PyCon JP 2016 in TOKYO のように、スピーカーが トークプロポーザルを申し込む意義や、手順をまとめておきます。 また、応募期間が過ぎた後どのくらいで結果がでるのか分かるように、 演題募集 にスケジュールも書いておきます。

  • プロポーザル作成の入力項目は、多すぎると申込みするひとがつらいので、 一つ一つの項目の目的が明確になっているべきです。 実際に自分で申し込んでみて、同じ事を何度も書く部分があったら、どちらかは 不要かもしれません。

  • 入力項目のひとつ、カテゴリはトークを採択する際の重要な指標でした。 2016年は、カテゴリ単位で3件ずつ採用としたためです。 しかし、カテゴリは単一選択だったため、「その他」のトークはそれぞれ関連がなく、 3件にする意味が無かったりしました。また、多くのPyData系トークが「サイエンス」 「ビッグデータ」「業務事例」「教育」にまたがって申し込まれたため、全体として PyData系が多い印象になりました。

    カテゴリは、自由入力、複数選択、など見直しが要りそうです。

  • Webシステムに必要な機能がそろったか、いつから利用できるかを確認します。 利用できる状況になったら、実際に設定し、申込みをしてみて、問題ないか 確認しましょう。

トーク募集開始

開催-5.2ヶ月

募集期間は1ヶ月~2ヶ月やります。

課題

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外部レビューアーの募集

トーク募集と同時

課題

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トーク募集の締め切り

課題

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トーク採択

締め切りから2週間後くらい

課題

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トーク採択の連絡

課題

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公式サイトにトーク一覧を用意

課題

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スピーカーをチャット部屋へ招待

スピーカー同士の交流と連絡のため

課題

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トークアドバイス募集&実施

課題

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トーク辞退の対応

課題

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タイムスケジュール作成(各トーク)

課題

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イベント当日の掲示物作成

課題

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トーク部屋へのスタッフ配置

課題

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トーク部屋での司会マニュアル作成

課題

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トークビデオのサイト掲載

課題

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イベント直前のトークキャンセル対応

課題

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イベント当日のスピーカー来場確認

課題

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お礼メールの送信

課題

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トークスライドのサイト掲載

課題

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