会場準備・片付け

概要

  • 会場の直前準備と当日準備、会場内設営を行う
  • 会場の片付け

目的

スケジュール

  • 1週間前からチュートリアルの2日前(1週間前) : 事前準備を行う、備品の準備・備品の整理
  • チュートリアルの1日前(1日前) : 備品の発送
  • チュートリアルDay/カンファレンス前日(前日) : 備品の発送、会場内での準備、会場内での設営、備品などの受取り
  • カンファレンス当日(当日) : 朝の会場内の準備、会場内設営、終了後の会場片付け
  • カンファレンス翌日(翌日) : 会場内片付け

チェックリスト

  • 1週間前 各備品が揃っているか確認
  • 1週間前 駐車場・配送・受取りの段取り
  • 1週間前 前日準備の段取りを決める
  • 1週間前 スポンサーブースの決定 (2016は、前日に決定)
  • 1週間前 各種受取り品のリスト作成(ノベルティ関係・スポンサー関係・その他の備品)
  • 1日前 備品等の発送(前日でも良いかもしれない)
  • 前日 備品の受取り
  • 前日 会場での必要備品の受取り、配置
  • 前日 スポンサー荷物受取り
  • 前日 ノベルティの受取り
  • 前日 会場内の案内を貼り付け (タイムテーブル、無線LAN)
  • 前日 バックボード(発表者の背後)の設営(本来は事務局担当)
  • 前日 タイムテーブルボードの設営
  • 前日 会場ルート案内設置
  • 前日 無線LAN設定
  • 前日 動画生放送設置
  • 前日 本部の設置
  • 前日 受付の設営
  • 前日 スポンサーブースの設営
  • 前日 スポンサー控室の設営
  • 当日朝 TODO
  • 当日終了後 部屋内の机・椅子を元に戻す
  • 当日終了後 会場ルート案内片付け
  • 当日終了後 会場内貼り付け物を削除
  • 翌日 TODO
  • 翌日 TODO
  • 翌日 TODO

気をつける点

  • スポンサー荷物をどのようにわかりやすく受取り、ブースなどに置くか

各タスクの詳細

(項目の名前)